Переходим на электронные трудовые книжки

Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия сотрудника.

Электронная трудовая книжка будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения из неё можно в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Выдать её сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется без привязки к месту жительства или работы человека.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности. 
• Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности. 
• Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства. 
• Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек. 
• Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счёта без дополнительного документального подтверждения. 
• Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг. 
• Новые возможности аналитической обработки 
• данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов. 
• Высокий уровень безопасности и сохранности данных. 

У тех, кто впервые устроится на работу с 2021 года, все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Россияне, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки. При выдаче в неё вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной версией продолжит вносить сведения о трудовой деятельности в бумажную. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах

Пенсионного фонда Российской Федерации. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;
б) отпуска;
в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Перечень сведений, содержащихся в электронной трудовой книжке

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой:

• информация о работнике; 
• даты приёма, увольнения, перевода на другую работу; 
• место работы; 
• вид мероприятия (приём, перевод, увольнение); 
• должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение; 
• вид поручаемой работы; 
• основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа); 
• причины прекращения трудового договора. 

Работодателям об электронной трудовой книжке

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором осуществлено кадровое мероприятие (приём, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с территориальными органами Пенсионного фонда.

Начиная с 1 января 2021 года в случаях приёма на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днём издания документа, являющегося основанием для приёма на работу или увольнения.

При сохранении работником бумажной трудовой книжки: 

1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;

2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.